POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS

I. Introducción

 

Con la finalidad de comprender la totalidad de los términos que no se encuentran incluidos al interior del listado anterior, deberán remitirse a lo contenido en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013.

 

Así mismo, con el fin de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 como al Decreto 1377 de 2013, y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen, a continuación relacionamos las principales características en relación con la recolección, uso y transferencia  de datos personales que VITAMINDS SAS., en adelante “La empresa” realiza de sus datos personales, en virtud de la autorización que usted nos concede con el fin de adelantar dicho tratamiento y el manejo de la misma.

Al interior de la política de tratamiento de datos personales, en adelante la “Política”, encontrará las directrices bajo los cuales la Empresa realiza la finalidad, el tratamiento de sus datos personales, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de los mismos.

De conformidad con lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen, tenemos una clara política de privacidad y protección de sus datos personales; en virtud de lo anterior no adquirimos información personal de terceros que tengan una relación comercial con la Empresa, incluyendo a los clientes, empleados o proveedores, a menos que estos la hayan suministrado voluntariamente mediante de su consentimiento previo y expreso.

La empresa como entidad responsable y/o encargada del tratamiento de datos personales, generó la siguiente política de tratamiento de datos personales de sus clientes y usuarios que garantiza los derechos de privacidad, intimidad, y buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, en consecuencia, todas sus actuaciones se regirán por los principios:

Principio de Legalidad: el Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo estableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de Finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. En lo correspondiente a la recolección de datos personales, LA EMPRESA se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos

Principio de Libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de Calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de Transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y Circulación restrictiva: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Principio de Seguridad: la información sujeta a tratamiento deberá manejarse con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de Confidencialidad: La empresa está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

II. Definiciones

  • Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por la Empresa de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia;
  • Datos personales: Será aquella información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
  • Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación;
  •  Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio de terceros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de la Empresa como responsable de los datos;
  • Cliente: Será toda persona para quien la Empresa presta un servicio o mantiene una relación contractual.
  • Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la Empresa en virtud de una relación contractual.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a la Empresa;
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos, para efectos de esta política, ejercerá como responsable, en principio, la Empresa;
  • Trasmisión: se refiere a la comunicación de datos personales por parte del responsable al encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el encargado, por cuenta del responsable, trate datos personales;
  • Transferencia: Se refiere al envío por parte de la Empresa como responsable del tratamiento o un encargado de los datos, a una tercera persona natural/jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales;
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

III. Uso y finalidad

La Empresa reconoce que el titular de los datos personales tiene derecho a contar con una perspectiva razonable de su privacidad, teniendo en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con la Empresa.

Si usted nos proporciona Datos Personales, ésta información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de la Empresa salvo que (i) usted nos autorice expresamente a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios, (iv) sea divulgada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto, (v) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, o (vi) según sea requerido o permitido por la ley.

En virtud de la relación que se establezca entre usted y la Empresa, se entiende que la recolección, almacenamiento, uso y transferencia de datos personales, a compañías localizadas dentro y fuera de Colombia. Los datos personales serán utilizados para los siguientes fines:

  • Ejecución del contrato suscrito con cualquiera de las compañías.
  • Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma.
  • Soporte en procesos de auditoría externa/interna.
  • Envío/Recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente.
  • Registro de la información de los clientes en la base de datos de las compañías.
  • Con propósitos de seguridad o prevención de fraude
  • Registro de la información de los empleados en la base de datos de las compañías.
  • Registro de la información de los proveedores en la base de datos de las compañías.
  • Contacto con clientes, empleados o proveedores para el envío de información relacionado con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar.
  • Para proporcionarle un efectivo servicio al cliente.
  • Pago de obligaciones contractuales.
  • Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como responsable de la información y datos personales, le corresponde a las compañías.
  • Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y la Empresa.

A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal de recursos humanos, encargados, consultores, asesores y a otras personas y oficinas según corresponda.

La Empresa podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de información. Cuando efectivamente la Empresa subcontrate con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, prohibiendo el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.

De igual forma la Empresa podrá transferir o transmitir sus datos personales a otras compañías en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada una de estas personas. La Empresa cuenta con las medidas del caso para que esas compañías implementen en su jurisdicción y de acuerdo a las leyes a ellas aplicables, estándares de seguridad y protección de datos personales siquiera similares a los previstos en este documento y en general en la política de la Empresa sobre la materia. En el caso de transmisión de datos personales, se suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377/13.

Adicionalmente, le informamos que una vez termine la necesidad del tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de la Empresa o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley.

 

IV. Derechos del Titular

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como titular le asisten en relación con sus datos personales son:

 

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Empresa como los responsables del tratamiento o encargados del mismo. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Empresa como responsables del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento;
  3. Ser informado por la Empresa, como responsables del tratamiento o por el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

Dentro de esta política encontrará el procedimiento a través del cual la Empresa garantiza el ejercicio de todos sus derechos.

 

V. Procedimiento para el ejercicio de sus derechos como titular

 

Si tiene preguntas, inquietudes, reclamos respecto de la administración de la Política, comuníquese con nosotros a través de cualquiera de los siguientes medios:

 

VITAMINDS SAS.

Dirección: Calle 99 # 71c-68

Teléfono: 3136920976 - 3155705777

Correo electrónico: info@vitaminds.co

En el caso de ejercicio de queja, rectificación, actualización, consulta, o solicitud de acceso o de sustracción de datos, usted deberá remitirla a:

 

NANCY PATRICIA CASTILLO HERNANDEZ

ASISTENTE ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

 

Deberán tener presente que una vez usted ponga en conocimiento al responsable al interior de la Empresa, se dará trámite a la consulta, solicitud o queja interpuesta.

 

Su solicitud o petición relacionada con sus datos personales deberá ser atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles a partir del recibo de la solicitud o petición. Para la correcta y completa consideración de su petición, solicitud o queja, le solicitamos allegar la identidad del solicitante, su número de identificación personal, dirección de notificaciones/respuestas y los documentos que quiere hacer valer.

 

Si su solicitud o petición no contiene los datos y la relación de los hechos suficientes que permiten a La Empresa atenderla de forma correcta y completa, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, petición o reclamo para que subsane sus fallas.

 

Después de transcurridos quince (15) días desde la fecha del requerimiento, si usted no ha subsanado según lo requerido, la Empresa receptora de su petición entiende que ha desistido de su solicitud.

 

VI. Modificación de esta política

 

Esta política podrá ser modificada en cualquier momento, razón por la cual le recomendamos revisar regular o periódicamente en nuestra página Web WWW.VITAMINDS.CO  y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política o los mecanismos para obtener una copia de la misma.

 

VII. Vigencia

 

Esta Política rige a partir del 1 de Enero de 2020. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados.

 

 

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